Plánujete stěhování vaší firmy a prozatím jde o předběžnou vizi, nikoli o závazný termín? To je dobře, protože čím delší předstih, tím lépe pro vás i vaše zaměstnance. V předstihu lze totiž promyslet komplexní strategii a přesný postup.
Informujte zaměstnance o vašich plánech – rozhodně není fér tajit před zaměstnanci stěhování do poslední chvíle, jak to udělal například ředitel hotelu Slovan na začátku seriálu „Rozpaky kuchaře Svatopluka“. Každý zaměstnanec má právo zjistit, zda mu stěhování nezpůsobí osobní trauma, a zda nebude pro něj výhodnější dát včas výpověď.
Uspořádejte pracovní schůzku se zástupci stěhovací firmy – jakmile budete mít jasno o termínech a rozsahu stěhování, uspořádejte předběžnou pracovní schůzku se stěhovací firmou, kde dohodnete konkrétní kroky a základní postup v průběhu celé akce. Musíte mít jasno v tom, kolik stěhovacích vozů a zaměstnanců stěhovací firmy bude zapotřebí, jak velký rozsah parkovacích míst bude třeba zajistit, jak dlouho bude přibližně stěhování trvat a jaké pomůcky budou při stěhování zapotřebí, například pokud se stěhují i trezory, starožitný nábytek, velké spotřebiče (velké kopírky a plotry, chladničky, mrazáky, pračky, posilovací stroje atp.)
Dohodněte rozsah pracovních činností a osobní zodpovědnost – každé rozsáhlé stěhování firem v Praze vyžaduje rozdělení úkolů a přidělení osobní zodpovědnosti za jejich plnění. Tak, jako se řídí výroba, i průběh stěhování je třeba řídit a mít pod kontrolou. Někteří zaměstnanci budou mít na starosti například třídění a skartaci firemní dokumentace, jiní budou zodpovědní za balení dokumentace a ostatních provozních materiálů do krabic, jiná část zaměstnanců se postará o balení kancelářských židlí do strečové fólie, někteří budou demontovat svítidla nebo stínící techniku, někdo si vezme na starost přípravu a balení pokojových rostlin atd.